SmartMeeting

Häufige Fragen

Warum müssen überhaupt Kontaktdaten erfasst werden?

Die Erfassung von Kontaktdaten ist für zahlreiche Branchen eine gesetzliche Pflicht. Für Unternehmen mit wechselnden Mitarbeitern in den Arbeitsräumen, offenen Arbeitsstrukturen oder Kundenverkehr gehört die Dokumentation der Kontakte zu einem verantwortungsvollen Hygienekonzept. So stellen Sie sicher, dass im Infektionsfall betroffene Mitarbeiter und Kunden unverzüglich informiert werden und unterstützen die Gesundheitsämter bei der Nachverfolgung von Infektionsketten.

Welche Funktionen und Vorteile hat die Kontaktdatenerfassung mit SmartMeeting?

Bei der Nutzung von SmartMeeting entfallen sämtliche manuellen Vorgänge, die Papierformulare mit sich bringen: Verteilen, Einsammeln, Sortieren, Ablegen und die spätere fachgerechte Vernichtung der personenbezogenen Daten gehören mit der digitalen Lösung der Vergangenheit an. Wenn man alle Handgriffe zusammenrechnet sparen Sie sicher einen Arbeitstag pro Monat.

Wofür werden die Kontaktdaten genutzt?

Die Kontaktdaten werden ausschließlich zur Nachverfolgung der Infektionsketten durch die zuständigen Behörden genutzt. Und das nur im Falle einer wirklichen Infektion. Keines der beteiligen Unternehmen verwendet die Daten für andere Zwecke. Die Daten werden automatisch nach einem Monat gelöscht.

Wie verbessert SmartMeeting die Datenqualität?

Durch die digitale Erfassung wird zunächst mal das Problem einer unleserlichen Handschrift komplett gelöst. Beim Check-In wird zudem eine Bestätigung an die angegebene Handynummer oder E-Mail-Adresse versandt und dadurch sichergestellt, dass diese korrekt ist und für eine mögliche Kontaktverfolgung genutzt werden kann.

Was kostet mich SmartMeeting?

Für Unternehmen kostet die Digitale Kontaktdatenerfassung in Abhängigkeit der Anzahl der Besprechungsräume, Büros und Co-Working Spaces ab 50,- EUR zzgl. MwSt. monatlich.

Startups sowie Organisationen aus Forschung und Lehre gewähren wir einen Rabatt auf die jeweiligen Nutzungsgebühren.

Was muss ich tun, um SmartMeeting nutzen zu können?

Einfach über die Registrierung die Daten zum Unternehmen angeben und die individuellen QR-Codes in der benötigten Anzahl anfordern. Diese dann – je nach Betriebsform – an allen Besprechungsräumen, Büros oder Co-Working-Spaces und/oder einer zentralen Stelle anbringen.

Wie kann SmartMeeting angepasst werden?

Aufgrund der umfangreichen Erfahrung aus über 150 erfolgreichen Projekten gehen wir davon aus, dass SmartMeeting den typischen Workflow für ein sicheres Hygienekonzept bereits abgedeckt. Sollten Sie jedoch besondere Anforderungen haben, können wir diese im Rahmen einer individuellen Softwareanpassung gerne umsetzen.

Wer steckt hinter SmartMeeting?

Die Lösung wurde von COSYNUS entwickelt und basiert auf der SmartMeeting-Technologie zur Digitalen Terminkoordination, die im Rahmen des Zentralen Innovationsprogramms Mittelstand (ZIM) geprüft und gefördert wurde.

Wo werden die Kontaktdaten der Gäste gespeichert?

Die Kontaktdaten werden in der Open Telekom Cloud gespeichert. Diese wird von der Deutschen Telekom AG in Rechenzentren in Deutschland nach deutschen Datenschutzstandards betrieben. Deutschland hat die höchsten Sicherheits- und Datenschutzstandards weltweit.

Was muss ich tun, um der Datenschutz-Grundverordnung zu entsprechen?

SmartMeeting wurde konform der DS-GVO entwickelt. Da wir die Kontaktdaten für Sie erfassen, speichern und nach Erfüllung des Zwecks löschen, haben Sie hier künftig keinerlei Arbeit mehr. Die Verarbeitung der Daten in Ihrem Auftrag erfolgt im Rahmen der „Vereinbarung über Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DS-GVO“, die wir Ihnen bei der Registrierung zur Verfügung stellen.

Warum ist meine bestehende Terminplanungssoftware nicht ausreichend?

Viele Unternehmen verwalten Meetings und Termine mit bestehenden Terminplanungstools. Dort sind die geschäftlichen Kontaktdaten von Kunden und die Namen von Mitarbeitern hinterlegt. Für die schnelle und lückenlose Nachverfolgung im Falle von Corona sind allerdings die persönlichen Kontaktdaten und die sichere Übertragung an das Gesundheitsamt notwendig. SmartMeeting macht dies möglich. Die Daten werden DS-GVO konform getrennt von Ihren Systemen vorgehalten und automatisch nach einem Monat gelöscht.

Wie werden bei einem Infektionsfall in meinem Unternehmen die Kontaktdaten an das Gesundheitsamt übertragen?

Sollte sich das Gesundheitsamt an Sie wenden, senden Sie uns das Schreiben per Mail an support@smartmeeting.online oder per Fax an +49 6151 9448-500. Wir setzen uns dann unmittelbar mit dem Gesundheitsamt in Verbindung. Bitte vergessen Sie nicht, die papiergebundenen Formulare selbst einzureichen, sofern Sie nicht ausschließlich digital mit SmartMeeting arbeiten.