SmartMeeting

Häufige Fragen

Welche Funktionen und Vorteile hat die Kontaktdatenerfassung mit SmartMeeting?

Bei der Nutzung von SmartMeeting entfallen sämtliche manuellen Vorgänge, die die Papierformulare mit sich bringen: Verteilen, Einsammeln, Sortieren, Ablegen und die spätere fachgerechte Vernichtung der personenbezogenen Daten gehören mit der digitalen Lösung der Vergangenheit an. Wenn man alle Handgriffe zusammenrechnet sparen Sie sicher einen Arbeitstag pro Monat.

Wofür werden die Kontaktdaten genutzt?

Die Kontaktdaten werden ausschließlich zur Nachverfolgung der Infektionsketten durch die zuständigen Behörden genutzt. Keines der beteiligen Unternehmen verwendet die Daten für andere Zwecke. Die Daten zu einem Gastronomiebesuch werden automatisch nach einem Monat gelöscht.

Warum müssen überhaupt Kontaktdaten erfasst werden?

Die Erfassung von Kontaktdaten ist für zahlreiche Branchen – so auch für die Gastronomie – eine gesetzliche Pflicht. Sie wird beispielsweise für Hessen in der „Verordnung zur Beschränkung von sozialen Kontakten und des Betriebes von Einrichtungen und von Angeboten aufgrund der Corona-Pandemie (Corona-Kontakt- und Betriebsbeschränkungsverordnung) vom 7. Mai 2020“ geregelt.

Wie verbessert SmartMeeting die Datenqualität?

Durch die digitale Erfassung wird zunächst mal das Problem einer unleserlichen Handschrift komplett gelöst. Beim Check-In wird zudem eine Bestätigung an die angegebene Handynummer oder E-Mail-Adresse versandt und dadurch sichergestellt, dass diese korrekt sind und für eine mögliche Kontaktverfolgung genutzt werden können.

Was kostet mich SmartMeeting?

Die HEAG, die Sparkasse Darmstadt und COSYNUS haben die Entwicklung für den digitalen Check-In gemeinsam finanziert. Für Gastronomiebetriebe in der Region Darmstadt ist die Nutzung daher komplett kostenfrei.

Was muss ich tun, um SmartMeeting nutzen zu können?

Einfach die über die Registrierung (LINK) die persönlichen Daten zum Gastronomiebetrieb angeben und die individuellen QR-Codes in der benötigten Anzahl anfordern. Diese dann – je nach Betriebsform – an allen Tischen oder einer zentralen Stelle anbringen.

Wer steckt hinter SmartMeeting?

Die Lösung wurde von COSYNUS mit finanzieller Unterstützung der HEAG und Sparkasse Darmstadt entwickelt. Die Lösung basiert auf der SmartMeeting-Technologie zur Digitalen Terminkoordination, die im Rahmen des Zentralen Innovationsprogramm Mittelstand (ZIM) geprüft und gefördert wurde.

Wo werden die Kontaktdaten der Gäste gespeichert?

Die Kontaktdaten werden in der Open Telekom Cloud gespeichert. Die Open Telekom Cloud der Deutschen Telekom AG ist ein Infrastructure-as-a-Service-Angebot aus der Public Cloud. Sie basiert auf OpenStack-Technologie und wird in den Rechenzentren in Deutschland nach deutschen Datenschutzstandards betrieben.

Was muss ich tun, um der Datenschutz-Grundverordnung zu entsprechen?

SmartMeeting wurde konform der DS-GVO entwickelt. Da wir die Kontaktdaten für Sie erfassen, speichern und nach Erfüllung des Zwecks löschen haben Sie hier künftig keinerlei Arbeit mehr. Die Verarbeitung der Daten in Ihrem Auftrag erfolgt im Rahmen der „Vereinbarung über Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DS-GVO“, die wir Ihnen bei der Registrierung zur Verfügung stellen.

Was muss man beachten, wenn man die Kontaktdaten auf Papier und ohne SmartMeeting erfasst?

Eins vorweg: Wird dürfen keine anwaltliche Beratung machen und die folgenden Hinweise sind ohne Anspruch auf Vollständigkeit und Gültigkeit. Die Kontaktdaten der Gäste sind ganz klar personenbezogene Daten, die daher sehr sorgsam von Ihnen behandelt werden müssen. Sie sollten unbedingt darauf achten, dass der Gast nur sein persönliches Formular erhält bzw. einsehen kann – eine zentrale oder Tagesliste, aus der die Kontaktdaten anderer ersichtlich sind, ist ein absolutes No-Go! Wurde das Formular vom Gast ausgefüllt sollte es unmittelbar von Ihrem Servicepersonal eingesammelt werden. Die Papierformulare müssen an einem sicheren Ort geschützt vor Einsichtnahme Unbefugter gelagert werden. Für eine schnelle Handhabung im Infektionsfall sollten diese nach Kalendertag zusammengefasst und sortiert abgelegt werden. Nach einem Monat müssen die Papierformulare wieder vernichtet werden. Dies sollten Sie unbedingt mit einem Aktenvernichter erledigen oder einen zertifizierten Dienstleister dafür beauftragen. In keinem Fall dürfen Sie die Papierformulare mit dem normalen Müll entsorgen. Lassen Sie sich ggf. im Hinblick auf die datenschutz-rechtlichen Aspekte beraten, wenn Sie weiterhin eine Papierlösung bevorzugen – Datenschutzverstöße sind kein Kavaliersdelikt!

Wie werden bei einem Infektionsfall im meinem Gastronomiebetrieb die Kontaktdaten an das Gesundheitsamt übertragen?

Sollte sich das Gesundheitsamt an Sie wenden, senden Sie uns das Schreiben per Mail an professional-support@cosynus.de oder per Fax ab +49 6151 9448-500. Wir setzen uns dann unmittelbar mit dem Gesundheitsamt in Verbindung. Bitte vergessen Sie nicht, die papiergebundenen Formulare selbst einzureichen, sofern Sie nicht ausschließlich digital mit SmartMeeting arbeiten.

Wie finanziert sich das SmartMeeting Corona-Tracing wenn es für die Gastronomie kostenfrei ist?

Wir haben die Lösung mit Unterstützung von der HEAG Holding und der Sparkasse entwickelt. Weiterhin kommen Softwarekomponenten von unserem Cloudservice zur Digitalen Terminkoordination zum Einsatz, die wir ohne Servicegebühren bzw. Lizenzkosten zur Verfügung stellen. Zudem gehen unsere Mitarbeiter auch gerne in die Gastronomie und haben daher die eine oder andere Überstunde geschoben, um eine kostenfreie Lösung anbieten zu können. Für die Weiterentwicklung suchen wir nach weiteren Partnern oder Sponsoren, damit das Lösung kostenfrei erweitert werden kann!